ChatGPT活用講座4 実践編 ビジネスで業務効率化や生産性向上を実現する

ChatGPT活用講座「実践編」へようこそ！ChatGPTを初めて使う方を対象に、ChatGPTを業務に取り入れる具体的な活用方法をわかりやすく解説します。

この解説を通じて、ChatGPTのより効果的な使い方をマスターしましょう！

この動画講座の前後の動画は下記のサイトで視聴可能です。

ChatGPT活用講座(ベータ版) | 火燵 動画マーケティングスクール

ChatGPT活用講座 – 初心者でも安心して学べる生成AI活用法 ChatGPT活用講座は、AIツ

vod.kotatsu.info

動画の補足としてナレーション原稿を解説的にしたものを追加しておきます。

D01 メール返信文作成

本動画では、ChatGPTを業務に取り入れる具体的な方法について解説しています。特にメール返信文の作成をテーマに、どのようにプロンプトを設計し、効率的に作業を進めるかを詳しく説明しています。

ChatGPTが得意とする業務の例

以下のような業務で、ChatGPTが活躍するシーンが増えています。

• メールの返信文作成
• 商品紹介資料の作成
• カスタマーサポートの支援
• SNS投稿用テキストと画像の作成

これらの作業を半自動化することで、担当者はより創造的な業務に集中できます。

実践例：お客様からのメールに返信する

本動画では、お客様からのメールに対して、ChatGPTを使って返信文を作成する実例を紹介しています。

1. 受信したメール内容を確認
   「先日はご足労いただきありがとうございました。」などの感謝が記されたメールが例として使用されます。
2. 初期プロンプトの実行
   メール内容を添付し、「このメールへの返信文を作成してください」と依頼します。
   初期の返信文は一見問題がないように見えるものの、細部を調整する余地が残ることが解説されています。
3. 追加のプロンプトで具体性を向上
   自分と相手の立場や年齢差、取引状況、必要な敬語表現などを具体的に伝えるプロンプトを作成。
   具体例として、以下のような情報を付加します。
   • 「IT企業の役職なし社員、30代」
   • 「お客様は60代の社長、初回取引中」
   • 「ビジネス文書用の敬語を使用」
   • 「誤字脱字がないか最終チェックを依頼」

プロンプト設計の重要性

プロンプトを工夫することで、ChatGPTの出力の質が大きく向上します。

• 立場や属性の明確化: 送信者と受信者の関係性を明確にすることで、適切なトーンを維持できます。
• 取引状況の共有: 初回取引か既存顧客かによって、メール文面の調整が可能です。
• 誤字脱字チェック: ミスを防ぐためにChatGPTに校正を依頼します。
• フォーマルさの調整: 書簡形式に合わせて適切な敬語や書頭語の使用を指定します。

ChatGPTをより効果的に使うための工夫

思うように動作しない場合は、以下の対策を試してみてください。

• メモリのクリア: 前の会話の文脈が影響している場合、新規チャットを作成します。
• プロンプトを分割: 一度に多くの指示を与えるより、段階的に指示を出すほうが精度が上がります。
• 背景情報の共有: 事前に詳細な情報を与えることで、より正確な回答が得られます。
• 部分的な修正: 文章の特定部分だけを再調整する短い指示を行います。

まとめ

本動画では、ChatGPTを使ったメール返信文の作成を通じて、プロンプト設計や出力内容の調整方法を学べます。業務効率化のヒントとして、ChatGPTをどのようにカスタマイズし、最大限活用するかのポイントを具体例を交えて解説しています。

D02 商品紹介ページの原稿作成

本動画では、ChatGPTを利用して商品紹介ページを作成する手順を解説しています。新商品のリリース後、マーケティング活動を本格的に進める前段階で、ホームページや配布用資料に使用できる紹介原稿を効率よく準備する方法を学べます。

商品紹介ページ作成の準備

商品紹介ページを作成する際には、以下の情報を事前に収集しておくことが重要です。情報が多いほど、ChatGPTが正確で効果的な原稿を生成しやすくなります。

架空商品「FitCore SE スマートウォッチ」の例

以下の情報を基に、ChatGPTに商品紹介原稿の作成を依頼します。

商品紹介ページの作成プロセス

1. 情報収集
   仕様書や資料をそのままChatGPTに与える。完成度が高くなくても問題ありません。
2. プロンプトの作成と実行
   具体的な情報を基に、「SEO対策を施した商品紹介ページの原稿を作成してください」と指示を出します。
3. 生成された内容の確認
   ChatGPTが生成した原稿を確認し、情報の正確性や表現の適切さをチェックします。
4. 修正と調整
   必要に応じて誤字脱字の修正や表現の変更を行い、完成度を高めます。
5. 最終確認と公開準備
   公開前に専門担当者や関係者に確認を依頼し、最終的な調整を行います。

注意点とアドバイス

• 機密情報の管理: 商品情報を共有する際は、個人情報や機密データの取り扱いに注意してください。
• ウェブサイトの制約: 使用可能な写真の数や文字数など、会社のガイドラインを事前に確認しましょう。
• SEO対策: メタディスクリプションやキーワード配置をChatGPTに指示して、検索エンジンでの視認性を高めましょう。

まとめ

本動画では、ChatGPTを使った商品紹介ページ作成の手順や注意点を学びつつ、効率よく魅力的なコンテンツを作成する方法を解説しています。マーケティングや広報業務での活用を検討されている方にとって、有用な実践ガイドとなるでしょう。

D03 カスタマーサポート補助機能の作成

本動画では、ChatGPTを利用してカスタマーサポートを補助する機能の構築プロセスを解説しています。架空の空気清浄機を例に、迅速で丁寧な顧客対応を支援する仕組みを、プロジェクト機能を用いて作成します。

カスタマーサポート補助機能の目的と概要

• 目的:カスタマーサポート担当者がChatGPTを利用して、お客様からの問い合わせに迅速かつ正確に対応できるようにすること。
• 役割:問い合わせ内容をプロンプトとして入力し、ファイルに基づく適切な回答を引き出すことで、業務効率を向上。

プロジェクト作成と事前準備

プロジェクト作成

• プロジェクト名を「カスタマーサポート補助」と設定。
• カスタマーサポートに関するチャットやファイルを一元管理するためにプロジェクトを活用。

事前情報の準備とアップロード

以下のようなファイルを用意してアップロードします。

FAQリスト

よくある質問とその回答をまとめた文書。

製品資料

空気清浄機の詳細情報、仕様、特徴を記載した文書。

マニュアル

使用方法や注意点を説明した取扱説明書。

トラブルシューティングガイド

一般的な問題とその解決策を記載。

カスタマーサポートガイドライン

サポート方針や手順を示した文書。

※アップロード後は、バックアップを確保することが推奨されます。

プロジェクト指示の設定

指示欄に以下の内容を入力します。

「このプロジェクトはカスタマーサポート補助機能であり、お客様からの問い合わせを入力する。ファイルを参照して適切に回答すること。」

入力後、「保存」をクリックします。

動作テスト

1. 想定される相談の入力例
   • 例1: 「電源が入らない」
     ChatGPTがトラブルシューティングガイドを参照し、解決策を提示。
   • 例2: 「フィルターの交換時期はいつですか？」
     FAQリストやマニュアルの内容に基づいて回答。
2. 対応できない場合
   想定外の問い合わせには適切な回答が得られない場合があります。その際は、人による丁寧な対応が必要です。

運用とメンテナンス

• データ更新:
  サポート終了後は対応内容に基づいてファイルを更新し、情報の精度を維持します。
• ファイルの追加・編集:
  新たなトラブルや問い合わせパターンが発生した場合は、関連するファイルを随時アップデートします。

注意点と運用のヒント

• ChatGPTの限界:
  想定されていない質問や複雑な問題には対応が難しい場合があります。そのため、人によるフォロー体制が重要です。
• プロンプト設計:
  問い合わせ内容を具体的かつ簡潔に記載し、適切な回答を得やすい形でプロンプトを入力します。
• セキュリティ管理:
  機密情報や個人情報を取り扱う際には、漏洩防止対策を徹底します。

まとめ

本動画では、カスタマーサポート補助機能の作成から運用までの手順を解説しました。この仕組みを導入することで、顧客対応の効率化が図れると同時に、サポート品質の向上が期待できます。プロジェクト運用のポイントを押さえながら、効果的なサポート体制を実現してみてください。

D04 SNS投稿用テキストと画像の作成

本動画では、ChatGPTを活用してSNS運用を効率化する方法について解説します。他の業務と兼務しながら短時間で高品質な投稿を作成する方法や、魅力的なコンテンツを発信するための具体的なプロンプト設計を紹介します。

SNS運用にChatGPTを活用するメリット

• 短時間で高品質な投稿作成: テキストや画像を素早く生成し、作業効率を向上。
• ターゲットに合わせた魅力的なコンテンツ作成: プラットフォームや目的に応じた最適な投稿が可能。
• エンゲージメントの向上: ユーザーとのインタラクションを促進する投稿を作成。

SNS投稿用テキスト作成のポイント

投稿文を作成する際には、以下の7項目を明確にすることが重要です。

1. 使用するプラットフォームと文字数：各プラットフォームの特性を考慮します。
   • Instagram: 200文字程度が最適。視覚的な訴求を重視。
   • Twitter（X）: 最大280文字。短く簡潔に。
   • Facebook: 長文も可能だが、短文が好まれる傾向。
2. 投稿の目的：商品紹介、ブランド認知、キャンペーン告知などを明確化。
   例: 「新商品のスキンケアクリームの特徴と使用感を伝える」
3. 投稿の目標：フォロワーのアクションを具体化。
   例: 「エンゲージメント向上」「購入促進」「キャンペーン参加」
4. ターゲット：年齢層や興味関心、ライフスタイルを具体化。
   例: 「20～30代の美容に関心のある女性」
5. ハッシュタグ：検索されやすいものを3～5個選ぶ。
   例: 「#新商品 #美容好き #スキンケア」
6. トーン：カジュアル、フォーマル、親しみやすいなど、適切なトーンを選択。
   例: 「親しみやすくカジュアルで、絵文字を活用」
7. エンゲージメントの工夫：コメントを促す質問や行動を誘導する一言を追加。
   例: 「あなたのスキンケアルーティンを教えてください！」

実例: Instagram投稿用プロンプト例

プロンプト設定:

出力例:

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乾燥が気になる季節にぴったりなこの商品をぜひチェックしてみてください！💖
コメント欄であなたのスキンケアルーティンを教えてね！
#新商品 #美容好き #スキンケア

SNS投稿用画像作成のポイント

投稿画像を作成する際には以下の8項目を考慮します。

1. 画像サイズとアスペクト比：プラットフォームごとの推奨サイズを確認。
   Instagram: 1080×1080ピクセル。
2. 作成目的：画像の役割を明確化。
   例: 「新商品の認知向上を目的としたスキンケア商品の紹介画像」
3. ターゲット層：年齢、性別、趣味嗜好を明確化。
   例: 「美容意識が高い20～30代の女性」
4. トーン＆マナー：明るいポップ、モノトーン、ラグジュアリーなど具体的に指示。
   例: 「パステルカラーで親しみやすいトーン」
5. ブランド要素の統一：カラーコードやフォント、ロゴを指定し、ブランドイメージを維持。
6. 要素の配置：メイン要素（商品写真や人物）の配置場所を明確に。
   例: 「商品写真を中央に配置」
7. テキストの有無：キャッチコピーや価格情報を含めるかどうかを指示。
   例: 「テキスト不要」
8. 参考画像やリンク：具体的なイメージを共有してブレを防止。

画像作成の注意点

• 日本語テキストは画像生成AIが苦手な場合があります。そのため、背景画像のみを生成し、テキスト編集はPhotoshopやCanvaなどで行うと良いでしょう。
• 画像に透明度50%のレイヤーを追加することで、文字を際立たせやすくなります。

マイGPTやプロジェクト機能の活用

SNS運用を効率化するために、事前に以下の情報をアップロードしておくことをおすすめします。

• 会社や商品の背景情報。
• ブランドのトーン＆マナーガイド。
• 過去の投稿例や成功事例。

これにより、ChatGPTがより的確でブランドに沿った原稿を生成できます。

まとめ

ChatGPTを活用すれば、SNS運用に必要なテキストと画像を効率的に作成でき、限られた時間の中でも高品質な投稿が可能です。プロンプト設計やプラットフォームごとの特性を押さえ、魅力的なコンテンツでエンゲージメントを高めましょう。

D05 マイGPTの作り方

本動画では、マイGPTの特徴や具体的な活用法、作成手順について解説します。「マイGPT」 は、OpenAIが提供するカスタマイズ可能なChatGPT機能です。プログラミングの知識がなくても、自分専用のAIアシスタントを作成でき、業務効率化や生産性向上に寄与します。

マイGPTの主な特徴

1. カスタマイズ性
   • 業務や特定のニーズに特化したAIを作成可能。
   • トーン、スタイル、知識範囲を細かく設定できます。
2. ノーコード対応
   プログラミング不要で、直感的な操作で設定が完了。
3. 共有と活用
   • 作成したマイGPTをチームや他のユーザーと共有可能。
   • 他のユーザーが作成したGPTも活用できます。
4. API連携
   外部ツールやアプリケーションと統合可能で、幅広い用途に対応。

マイGPTの活用例

1. 問い合わせ対応の自動化
   よくある質問（FAQ）を学習させて、迅速な対応を実現。顧客満足度の向上とサポート負担の軽減が期待できます。
2. データ入力や整理
   定型的な作業を自動化し、ヒューマンエラーの削減と作業時間の短縮が可能。
3. コンテンツ生成
   SNS投稿用のテキストや画像、ブログ用コンテンツの作成など、クリエイティブな作業を効率化。
4. 教育・サポートツール
   学習教材やプロンプト作成を支援するGPTを構築し、スタッフやお客様のサポート時間を削減。

マイGPTの作成手順

マイGPT作成画面を開く

画面右上の「マイGPT」アイコンをクリックし、「GPTを作成する」を選択します。

GPTビルダーを開く

• 右側: プレビュー画面で作成中のGPTを確認。
• 左側: 機能の編集や設定を行うエリア。

GPTビルダーで設定

「構成」ボタンをクリックし、用意された入力欄で機能を指定するか、「作成する」ボタンでChatGPTと対話しながら設定可能。

作成例: プロンプト評価・採点GPT

「プロンプトの書き方がわからない」という相談に対応するGPTを作成。評価、採点、改善案を自動で提供します。

基本機能の設定と改善案の提示

• プロンプトを入力すると、100点満点で評価・採点する機能を追加。
• 点数に応じた改善案を自動生成。

プレビュー実行

視覚的な工夫

テキストの色変更ができないため、点数に応じた絵文字を使用。

例

• 低得点 → 😔
• 高得点 → 🎉

公開と共有の手順

公開・更新

• 初めて公開する場合は「作成」ボタンをクリック。
• 既存のマイGPTを修正する場合は「更新」ボタンをクリック。

共有設定

• 公開する場合: GPTストアで共有。
• 内部利用の場合: リンクを共有し、指定した人のみアクセス可能。
• カテゴリー選択: 作成したマイGPTが該当するカテゴリーを設定。

マイGPT導入の利点

• 業務効率化: 反復作業の自動化により作業時間を短縮。
• 生産性向上: 高品質なアウトプットを短時間で実現。
• 柔軟な活用: 様々な業務やプロジェクトに対応するGPTを作成可能。

まとめ

「マイGPT」は、業務効率化や生産性向上をサポートする強力なツールです。簡単な操作で、自分専用のAIアシスタントを作成し、幅広い用途に活用できます。特に問い合わせ対応やコンテンツ生成、教育・サポートツールとしての活用は効果的です。業務の課題解決に向けて、マイGPTの活用をぜひ検討してみてください。コンテンツでエンゲージメントを高めましょう。

D06 ChatGPT APIの活用について

ChatGPT API を使用することで、言語生成機能を独自のアプリケーションに統合し、さらに高度なカスタマイズや拡張が可能です。本記事では、APIの活用方法、マイGPTとの違い、具体例について解説します。

ChatGPT APIの主な活用領域

1. カスタマーサポートの自動化
   • よくある質問に対する回答やトラブルシューティングの提案を自動化。
   • 顧客対応の効率化と満足度の向上を実現。
2. チャットボットや音声アシスタントの構築
   Webサイトやアプリに統合して、ユーザーとの対話型インターフェースを提供。
3. 業務効率化ツールの開発
   • タスク管理アプリへの組み込みによるスケジュール提案やデータ要約機能の提供。
   • ドキュメント作成の自動化で作業時間を短縮。
4. 創造的なコンテンツ生成
   • 動画シナリオや記事の作成を効率化。
   • スクリプト生成、ストーリーボード作成など、多様なクリエイティブ業務に対応。

マイGPTとAPI活用の違い

API活用の具体例: 動画企画アプリ「コタプロ」

当社が開発した「コタプロ」では、ChatGPTのAPIを活用して、動画企画作業を効率化しています。

1. URL入力で動画シナリオを生成
   ユーザーがURLを入力すると、関連情報をもとにChatGPTが動画シナリオを自動作成。
2. 指示に基づく企画書作成
   動画のテーマや目的を入力するだけで、詳細な企画書が完成。
3. 業務効率化の実績
   • 企画書作成の工数を大幅に削減。
   • 担当者の創造的な業務への時間配分が可能に。

ChatGPT APIの活用がもたらす利点

• 柔軟なカスタマイズ
  ビジネスニーズに合わせた機能設計が可能。
• スケーラブルな対応
  大規模なデータ処理や複数のユーザーに対応できる。
• 既存ツールとの連携
  CRMシステムやワークフローツールと統合することで、業務効率をさらに向上。
• 競争力の向上
  他社にはない独自の機能やサービスを提供。

まとめ

ChatGPT APIを活用することで、業務効率化や顧客体験の向上に繋がるカスタムアプリケーションを構築できます。マイGPTでは難しい柔軟な拡張や外部ツールとの連携が可能になるため、特に高度なニーズやプロジェクトに対応する際にはAPI活用が効果的です。

「コタプロ」のような成功例を参考に、自社の業務課題を解決する独自のアプリケーション開発をぜひ検討してみてください。

D07 お役立ちプロンプト集

本動画では、プロンプトのイメージが湧きづらい初心者の方に向けて、役立つプロンプトをまとめた 「プロンプト集」 をご用意しました。動画の説明欄からご覧いただけますので、日々の業務や個人での活用にぜひお役立てください。

プロンプト集の特徴

1. 初心者でもすぐに使える
   基本的な使い方から応用までをカバー。手軽に試せる内容を揃えています。
2. 柔軟なカスタマイズが可能
   プロンプトはそのまま使えるほか、組み合わせたり一部を修正することで、ニーズに合わせた活用が可能です。
3. 実用的なシチュエーションを想定
   日常業務やクリエイティブなタスクに対応した具体例を収録。

活用のヒント

• 「これいいな」と思ったプロンプトはコピーして利用
  動画説明欄のプロンプト集から気になるものをコピーし、そのまま試してみてください。
• カスタマイズで効果アップ
  自分の目的や状況に合わせてプロンプトを少し修正するだけで、より精度の高い結果が得られます。
• 組み合わせることで新たな可能性
  複数のプロンプトを組み合わせることで、より複雑なタスクにも対応可能です。

プロンプト集の例

以下はプロンプト集の一部例です。

1. メール返信文の作成
   「以下の内容に基づいて、ビジネスメールの返信文を作成してください。敬語を適切に使い、誤字脱字がないか確認してください。」
2. SNS投稿文の作成
   「新商品のスキンケアクリームを紹介するInstagram投稿文を作成してください。ターゲットは20～30代の女性で、親しみやすいトーンで書いてください。」
3. トラブルシューティングのサポート
   「空気清浄機の電源が入らない場合の解決策を提案してください。ユーザーが試せるステップを具体的に教えてください。」
4. データ要約
   「以下の長文を、重要なポイントだけ簡潔に要約してください。」
5. 文章の校正と改善案
   「以下の文章を校正し、改善案を提示してください。より簡潔で説得力のある文章になるようアドバイスをお願いします。」

まとめ

プロンプト集は、初心者がChatGPTをよりスムーズに使いこなせるようにデザインされています。ぜひ動画説明欄をご覧いただき、「これいいな」と思ったものを試してみてください。
自分なりのアレンジを加えることで、さらに便利に活用できるはずです！

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